プライバシーポリシー
合同会社T'sワークス（以下「当社」）は、当社が提供する歯科医院向け会話AIアシスタント「レコルテ」（以下「本サービス」）に関する個人情報の取り扱いについて、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他の関連法令を遵守し、以下のとおり定めます。
1. 事業者情報
サービス名：レコルテ（歯科専用 会話AIアシスタント）
運営者：合同会社T'sワークス
個人情報保護管理者：代表社員 伏木 貴哉
お問い合わせ窓口：support@recolte-dental.com
2. 当社の立場の整理
本サービスでは、個人情報の取り扱いにおいて当社が2つの立場を持ちます。
- 当社が自ら取得する情報（申込者・問い合わせ者・紹介パートナーの情報等）
当社が個人情報取扱事業者として管理します。
- 契約医院が本サービスに入力する情報（患者情報・診療会話データ等）
契約医院が個人情報取扱事業者であり、当社は契約医院からの委託を受けてデータを取り扱う立場（受託者）です。患者情報に関する利用目的の特定・本人への通知・同意取得等は、契約医院の責任において行っていただく必要があります。
3. 当社が直接取得する情報と利用目的
- 申込み・問い合わせ・解約・アンケートの各フォーム
取得する情報：医院名、担当者名、メールアドレス、電話番号、希望プラン、紹介者名、自由記入欄
利用目的：本サービスの提供・本人確認・申込みへのご案内、お問い合わせへの対応・サポート、重要なお知らせ（規約・料金の変更等）のご連絡
- 紹介パートナーの情報
取得する情報：名称、連絡先、振込先口座情報
利用目的：紹介手数料の支払い・連絡
- 有料契約者の決済関連情報
取得する情報：契約者名、メールアドレス、金額、契約状況
利用目的：月額料金の決済・請求管理
※ 決済はStripe, Inc.の決済ページで完結し、当社はクレジットカード情報を一切保持しません。
- アクセスログ
取得する情報：アクセス日時、操作記録等
利用目的：品質向上・不具合対応・不正利用の防止
4. 契約医院から預かる情報（受託データ）
契約医院が本サービスに入力し、当社サーバーに保存される情報は以下のとおりです。
- 患者の氏名、患者番号、メモ
- 診療中の会話の文字起こしテキスト
※ 患者の症状・病歴・服薬情報等を含み得るため、個人情報保護法第2条第3項に定める要配慮個人情報に該当します。
- AIが作成したカルテ草案（SOAP形式）、歯式、見積書・請求書・領収書・治療計画書のデータ
- スタッフのログインID、パスワード（ハッシュ化して保存）
当社は、これらの情報を本サービスの提供（カルテ草案の作成、説明もれの確認、翻訳、画像の文字読み取り等）および品質向上・不具合対応の目的の範囲内でのみ取り扱います。
5. AIモデルの学習に関する方針
当社は、契約医院から預かったデータを、当社または第三者のAIモデルの学習に利用しません（契約医院ごとの書き方の傾向を、当該契約医院のカルテ草案作成のためにのみ利用することを除きます）。
当社は、本サービスの品質改善のため、機能の利用回数・処理時間・エラーの発生状況など、個人情報および診療内容を含まない利用状況の統計情報を取得・利用することがあります。
6. 保存されない情報
- 録音音声
録音音声ファイルは当社サーバーに送信・保存されません。契約医院が設定で音声保存を有効にした場合のみ、利用端末内（ダウンロードフォルダ等）に保存されます。当社サーバーに保存されるのは、文字起こしテキストおよびそこから作成されるカルテ草案等のデータです。
- 手書きメモ・患者一覧の写真
AIでの読み取りにのみ使用し、当社サーバーには保存しません。保存されるのは読み取り結果のテキストのみです。
7. 音声認識の経路について
本サービスの会話文字起こし機能は、ご利用端末のブラウザに搭載された音声認識機能（Web Speech API等）を使用しています。この機能では、音声データがブラウザ提供元（Google Chrome の場合は Google LLC、Safari の場合は Apple Inc.、Microsoft Edge の場合は Microsoft Corporation）のサーバーに送信され、そこで音声からテキストへの変換処理が行われます。
この音声データの送信・処理は、ブラウザの標準機能として端末とブラウザ提供元の間で直接行われるものであり、当社のサーバーを経由せず、当社が音声データを取得・保存・閲覧することはありません。したがって、当社による個人データの委託または第三者提供には該当しませんが、契約医院においてはこの仕組みをご理解のうえ、必要に応じて患者への説明にご活用ください。
各ブラウザ提供元における音声データの取り扱いについては、各社のプライバシーポリシーをご確認ください。
8. 外部委託先・データの送信先
当社は、本サービスの提供にあたり、以下の外部事業者にデータの取り扱いを委託し、または必要な範囲でデータを送信しています。
- 国内のVPS事業者（日本）
送信する情報：第4項記載の保存データすべて
目的：アプリケーションおよびデータベースの運用
- 国内のレンタルサーバー事業者（日本）
送信する情報：申込みフォーム等の入力内容、メール
目的：紹介サイト・フォーム・メール送受信の運用
- Anthropic, PBC（米国）
送信する情報：会話の文字起こしテキスト、手書きメモや患者一覧の写真（読み取り時のみ）、翻訳対象の文
目的：カルテ草案の作成、説明もれの確認、翻訳、画像の文字読み取り
※ 要配慮個人情報を含み得るテキストが送信されます。詳細は第9項をご覧ください。
- Stripe, Inc.（米国ほか）
送信する情報：契約者名、メールアドレス、決済情報（契約医院の担当者情報。患者情報は含まれません）
目的：月額料金の決済
- Google LLC（米国）
送信する情報：紹介サイトの閲覧情報（Cookie）
目的：アクセス解析（Googleアナリティクス）
※ ログイン後のアプリ画面（患者情報・カルテ等を扱う画面）では、アクセス解析ツールや広告目的のCookieは一切使用していません。
当社は、各委託先に対し、契約により個人情報の適切な安全管理措置を義務付けています。
9. 外国にある第三者への個人データの提供（個人情報保護法第28条）
当社は、本サービスの提供にあたり、以下のとおり外国にある事業者に個人データを送信しています。
- Anthropic, PBC（米国カリフォルニア州）
送信する情報：会話の文字起こしテキスト（要配慮個人情報を含み得ます）、手書きメモ・患者一覧の写真（読み取り時のみ）
当該国の個人情報保護制度：米国には連邦レベルで個人情報保護法に相当する包括的な法律はありませんが、カリフォルニア州にはカリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA/CPRA）が施行されています。
講じている措置：Anthropic, PBCとの間で、同社の商用利用規約に含まれるデータ処理に関する付属契約（DPA）を締結しています。同契約において、入力データをAIモデルの学習に利用しないことが定められています。通信はTLSにより暗号化されています。
※ 当社がAIに送信する会話テキストには、患者の氏名欄は付与していません。ただし、会話の中で患者の氏名・病歴等が話された場合、その文言はテキストに含まれます。
- Stripe, Inc.（米国ほか）
送信する情報：契約者名、メールアドレス、決済情報（患者情報は含まれません）
講じている措置：Stripe, Inc.はPCI DSS Level 1認証を取得しており、決済データの安全管理について国際的な基準を満たしています。
- Google LLC（米国）
送信する情報：紹介サイトの閲覧情報（Cookie）（個人を特定する情報は含まれません）
契約医院における患者への説明について：
本サービスでは、契約医院が入力した診療会話データが米国の外部AI事業者に送信される場合があります。患者に対する適切な説明・同意取得の要否については、各医院の取り扱い方針および所管の行政機関のガイドラインに従ってご判断ください。当社は、本ポリシーおよび利用規約の記載内容を、契約医院が患者への説明を行う際の参考情報として提供いたします。
10. データの保存・バックアップと保存期間
- 保存期間
利用契約の終了後（トライアル終了を含む）、当社は終了日から90日の経過後に本データを削除できるものとします（利用規約第10条5項）。契約医院がデータの引渡しを希望する場合は、利用契約終了日までに当社所定の方法によりお申し出ください。
- バックアップ
当社は、障害・災害時の復旧のため、データベースのバックアップを以下のとおり保持しています。
・本体バックアップ：14日間保持
・外部バックアップ：AES-256で暗号化のうえ、Microsoft Corporation が提供するクラウドストレージ（OneDrive）に90日間保管。復号キーは当社のみが保有し、Microsoft側ではバックアップの内容を閲覧できない状態です。
OneDriveの保管先サーバーの所在国は、Microsoft社の仕様上、非公表です。ただし、バックアップは当社のみが復号キーを保有するAES-256暗号化ファイルとして保管されており、Microsoft社を含む第三者が内容にアクセスすることはできません。このため、個人情報保護法上の「外国にある第三者への提供」には該当しないと判断しています。万が一、法令の解釈の変更等によりこの判断を見直す必要が生じた場合は、本ポリシーを速やかに改定いたします。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい・滅失・毀損の防止のため、以下の措置を講じています。
- 通信の暗号化：すべての通信にTLS暗号化を適用しています。
- データベースの分離：契約医院ごとにデータベースおよびプロセスを分離し、他の契約医院のデータにアクセスできない設計としています。
- 認証・アクセス管理：パスワードのハッシュ化保存、ログイン試行回数の制限、サーバー管理へのアクセスは鍵認証のみとしています。
- バックアップ：毎日のバックアップおよび暗号化による外部保管を行っています（詳細は第10項(2)をご覧ください）。
- ログの記録：アクセスログ（日時・アクセス元・操作の記録）を保存し、不正アクセスの調査・追跡に利用しています。
12. 第三者提供
当社は、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
13. 開示・訂正・利用停止・削除のご請求
- 当社が直接取得した情報について
ご本人からの開示・訂正・利用停止・削除のご請求には、本人確認のうえ、法令に従いすみやかに対応します。下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。
- 契約医院から預かった情報（患者情報等）について
患者ご本人から当社に直接ご請求があった場合は、当該契約医院にご連絡をお取り次ぎいたします。患者情報の管理主体は契約医院であり、開示・訂正・削除等のご対応は契約医院において行っていただきます。
お問い合わせ窓口：support@recolte-dental.com
14. 漏えい等が発生した場合の対応
当社は、個人データの漏えい・滅失・毀損等（以下「漏えい等」）が発生し、またはそのおそれが生じた場合、以下の対応を行います。
- 事実関係の調査および被害の拡大防止のための措置を速やかに講じます。
- 契約医院から預かったデータに係る漏えい等の場合は、当該契約医院に対し速やかに通知します。
- 個人情報保護法第26条に基づき、個人情報保護委員会への報告および本人への通知が必要な場合（要配慮個人情報の漏えい等を含む）は、法令の定めに従い対応します。
15. Cookie・アクセス解析
本サービスの紹介サイト（LP）では、サイトの利用状況を把握し改善に役立てるため、Google LLCが提供するアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を使用しています。同ツールはCookieを利用して匿名のトラフィックデータを収集しており、個人を特定する情報は含まれません。収集されたデータはGoogle社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。ブラウザの設定でCookieを無効にすることで、収集を拒否することも可能です。
ログイン後のアプリ内（患者情報・カルテ等を扱う画面）では、アクセス解析ツールや広告目的のCookieは一切使用していません。
16. 本ポリシーの改定
当社は、法令の改正、サービス内容の変更その他の事由により、本ポリシーの内容を改定することがあります。重要な変更を行う場合は、改定の効力発生日の30日前までにウェブサイトおよびメールでお知らせします。
制定：2026年7月
最終改定：2026年9月18日
運営：合同会社T'sワークス（お問い合わせ：support@recolte-dental.com）